Vitality Internet Privacy Statement

Relationships are built on trust. One of the most important elements of trust is respect for an individual’s privacy. Vitality values our relationship with you, and we take your personal privacy seriously.

For purposes of this Privacy Statement, “we,” “us,” “our” and “Vitality” refer to The Vitality Group, Inc. and its parents, affiliates, subsidiaries, employees, directors and agents. “I,” “you”, “your” and “member” refer to each member of the Manulife Vitality Program. “The Manulife Vitality Program” refers to any products and services related to or connected with Vitality and/or the Manulife Vitality website, including, but not limited to, any products or services associated with the Manulife Vitality Program (including any activities or other incentives offered by or through your insurance policy or other financial products offered by The Manufacturers Life Insurance Company and its, affiliates and subsidiaries (“Manulife”)). “Our website” refers to the Manulife Vitality website.

We are committed to ensuring that our members understand our privacy practices. This Privacy Statement will outline, among other things:

1. What personal information we may collect
2. How we may utilize that personal information
3. Who may have access to the personal information
4. How we protect the personal information within the secure infrastructure of this website

Please read the entire Privacy Statement before using our website or the Manulife Vitality Program.

Accountability for our compliance with this Privacy Statement rests with our Privacy Officer. Other individuals within Vitality may be delegated to act on behalf of the Privacy Officer. If you have questions or concerns about this Privacy Statement or our privacy practices, please contact our Privacy Officer using the contact information below.

Commitment to Confidentiality

Confidentiality is a top priority at Vitality. We are committed to maintaining the confidentiality of the information we receive from our members. This Privacy Statement is intended to assure you that Vitality takes appropriate measures designed to ensure that the information you share with Vitality is kept confidential and secure.

Collection, use and disclosure of personal information

Users of our website or the Manulife Vitality program are required to provide certain personal information in order to receive products and services. Please refer to the document entitled “Consent To Collection, Use and Disclosure of Personal Information” on this site, for details on how we will collect, use, store, process, review and disclose personal information.

Data security procedures

We maintain security procedures to help protect against loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration or destruction of the information you submit to us. We protect personal information with organizational, physical, mechanical and electronic safeguards appropriate to the sensitivity of the information, including encryption and secure server technology where appropriate.

Information that you share on our website is encrypted (encoded) information is protected using “Secure Socket Layers (SSL)” as it passes between your browser and our website. We follow generally accepted industry standards to protect the personal information submitted to us, both during transmission and once we receive it. No method of transmission over the Internet or method of electronic storage is 100% secure, however. Therefore, while we strive to use commercially acceptable means to protect your personal information, we cannot guarantee its absolute security.

Only authorized persons are permitted to access your personal information. All authorized persons must abide by relevant security, privacy and confidentiality agreements, and applicable rules and laws. We may also use service providers, including service providers outside Canada, to assist us in administering the Vitality Program. Where personal information is provided to our service providers, we will require them to protect the information in a manner that is consistent with our privacy policies and practices.

You are responsible for maintaining the confidentiality of your account password and for any access to or use of our products and services using your password, whether or not authorized by you. Please notify us immediately of any unauthorized use of your password or account or any other breach of security.

Your personal information will be retained only as long as necessary for the fulfillment of the purposes referred in the Consent To Collection, Use and Disclosure of Personal Information, in this Privacy Statement, or as may be required by law, after which time it will be destroyed or de-identified. We may be unable to remove information to the extent that it is permitted or required to be retained by applicable law or document retention and data backup or disaster-recovery policies, or if removal is not practicable due to technological reasons.

You acknowledge that in participating in the Manulife Vitality Program, your information may be gathered and stored in jurisdictions outside of Canada, and may be subject to the laws of the jurisdiction in which your information is held.

For written information on, or specific inquiries about our use of service providers outside Canada, please contact our Privacy Officer using the contact information set out below.

Technology use on our website

Information about you and your use of our website is collected through the use of session cookies. Session cookies are small text files that are stored within your computer. These files are used to facilitate your navigation throughout our website.

Persistent cookies are small computer files that are transferred to your computer’s hard drive. These stored files are used in the generation of data that is fed to a contracted third party for website usage analysis. Reports created using this information will provide Vitality with a better understanding of the use of our website. Information stored within both session and persistent cookies are not tied to your personal information.

If you are concerned about the storage and use of cookies, you may be able to direct your Internet browser to notify you and seek approval whenever a cookie is being sent to your hard drive. You may also delete a cookie manually from your hard drive through your Internet browser or other programs. You can also set your browser to refuse all cookies. Please note, however, that some parts of our website may not function properly or be available to you if you refuse to accept a cookie or choose to disable the acceptance of cookies.

To gauge the effectiveness of our website, we may collect non-personal information about our website users. This information may include, among other things, your: browser type, Internet service provider (ISP), domain names, referring/exit pages, operating system, date/time stamp, clickstream data and page views. We use this information, which does not identify individual users, to analyze trends, to administer the website, to track users’ movements around the site and to gather demographic information about our user base as a whole. We do not link this automatically collected data to personal information.

Links

Links to other websites may be included on our website to provide you with additional useful information and services. Links that take you off our website are clearly labeled. Vitality is not responsible for the privacy policies or actions of those who control other websites. We encourage you to look for and review the privacy policies of any website you visit.

Vitality may also partner with third parties and provide links to their websites to offer you additional information and services. You may see both the Vitality logo and the third party’s logo on these third-party websites. Users of these websites should be aware of who is collecting personal information and whose Privacy Statement applies before they provide personal information. Vitality may not have control over third-party partners’ use of your information.

Withdrawal of consent

Your consent may be expressed in writing, verbally or it may be given electronically. In certain circumstances, your consent may also be implied or inferred from certain actions.

You can withdraw your consent at any time to collection, use or disclosure of your personal information, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. You may do so by using the contact information provided at the end of this Privacy Statement. Such withdrawal may make it impossible for us to continue providing some or all products and services to you, including participation in the Manulife Vitality Program. We will inform you of any implications of such withdrawal. We may be unable to remove information to the extent that it is permitted or required to be retained by applicable law or document retention and data backup or disaster-recovery policies, or if removal is not practicable due to technological reasons.

Email

If you send questions or comments to a Vitality email address or via a contact form located within our website, we will share your correspondence with a Vitality associate most capable of addressing your questions and concerns. We will retain your communications until we have done our very best to provide you with a complete and satisfactory response. Ultimately, we will either discard your communication or, in some cases, subject to the terms and conditions of the Consent To Collection, Use and Disclosure of Personal Information Privacy Statement or as required by law, we may retain it on file for a period of at least one (1) year. We will not keep your email address for secondary purposes. All information and correspondence you share with us will be handled in the strictest confidence.

Although email has become a standard communication tool used by many different parties, standard Internet email is unfortunately not secure. For that reason, please do not use unsecured email to communicate information to us that you may consider to be confidential or sensitive.

Children’s privacy

Our website is not intended for use by individuals under the age of 18.

Privacy statement changes

This Privacy Statement is effective as of June 1, 2016 and was last updated in June, 2016.

If we decide to change our privacy policies, we will post those changes to this Privacy Statement, the home page of our website and other places that we deem appropriate, and will indicate when the change will become effective. Vitality reserves the right to modify this Privacy Statement at any time, so please review it frequently.

Correcting information

We will establish a file from which your information will be used to administer your membership in the Manulife Vitalityprogram. Your file is secured in the United States.

We will make all reasonable efforts to ensure that any personal information we collect and keep is as accurate, complete and as up to date as required for the identified purposes. To do so, we will rely to a large extent on you to provide us with accurate information and to inform us of changes, such as changes in your contact information. You have the right to access and verify your personal information maintained in our files, and to request that any factually inaccurate personal information be corrected, if appropriate.

Contact us

You may submit a request to access or update your personal information, or if you have questions or concerns about the collection, use, disclosure, amendment, deletion or location of your personal information using the contact information below:

Privacy Officer

Email: Lauren.Prorok@vitalitygroup.com
Telephone: 312-224-7100
or write to: 200 W. Monroe St, Suite 1900, Chicago, IL 60606

Déclaration de confidentialité Vitalité

Les relations sont fondées sur la confiance. Cette confiance repose en grande partie sur le respect de la vie privée d’une personne. Vitalité attache de l’importance aux relations avec ses clients et prend leurs renseignements personnels au sérieux.

Aux fins de la présente Déclaration de confidentialité , « nous», « notre » « nos » et « Vitalité » font référence à The Vitality Group, Inc. Et à ses sociétés mères, ses filiales, aux entités du même groupe, ses employés, ses administrateurs et ses mandataires. « Je », « vous», « votre » « vos » et « membre » font référence à chaque membre du programme Manuvie Vitalité. Le « programme Manuvie Vitalité » fait référence à tout produit et service lié ou associé à Vitalité ou au site Web Manuvie Vitalité, notamment, mais sans s’y limiter, tout produit ou service associé au programme Manuvie Vitalité (y compris toute activité ou autre mesure incitative offerte par votre contrat d’assurance ou par le biais de votre contrat d’assurance ou par le biais d’autres produits financiers offerts par La Compagnie d’Assurance-Vie Manufacturers et ses filiales et entités du meme groupe (« Manuvie »)). Notre « site Web » désigne le site Web Manuvie Vitalité.

Nous nous engageons à nous assurer que nos membres comprennent nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Cette Déclaration de confidentialité précisera, entre autres :

1. Quels renseignement personnels nous pouvons recueillir;
2. La façon dont nous pouvons utiliser et divulguer ces renseignements personnels;
3. Qui peut accéder à ces renseignements personnels;
4. Comment nous protégeons les renseignements personnels.

Veuillez lire toute la Déclaration de confidentialité avant d’utiliser notre site Web ou le programme Manuvie Vitalité.

Il incombe au responsable de la protection des renseignements personnels de veiller à notre conformité à cette Déclaration de confidentialité. D’autres personnes au sein de Vitalité peuvent être déléguées pour agir au nom du responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de cette Déclaration de confidentialité ou de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous pour communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Engagement à l’égard de la confidentialité

La confidentialité est une priorité absolue pour Vitalité. Nous nous engageons à assurer la confidentialité des renseignements que nous recevons de nos membres. Cette Déclaration de confidentialité a pour objectif de vous assurer que les renseignements que vous partagez avec Vitalité demeurent confidentiels et protégés.

Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels

Les utilisateurs de notre site Web ou du programme Manuvie Vitalité sont tenus de fournir certains renseignements personnels afin de recevoir des produits et services. Veuillez vous référer au document intitulé « Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels » sur ce site pour en savoir plus sur comment nous recueillons, utilisons, stockons, traitons, examinons et divulguons les renseignements personnels.

Procédures de protection des données

Nous maintenons des procédures de sécurité pour protéger les renseignements que vous nous soumettez contre la perte, la mauvaise utilisation, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction. Nous protégeons les renseignements personnels à l’aide de mesures de protection organisationnelles, physiques, mécaniques et électroniques adaptées à la sensibilité des renseignements, y compris le cryptage et la technologie de serveur sécurisé, le cas échéant.

Les renseignements que vous partagez sur notre site Web sont encryptés (codés) et protégés par un « protocole SSL », lors de leur passage entre votre navigateur et notre site Web. Nous suivons les normes reconnues de l’industrie pour protéger les renseignements personnels qui nous sont soumis, à la fois lors de la transmission et une fois que nous les recevons. Aucune méthode de transmission par Internet ou méthode électronique de stockage n’est sûre à 100 %. Par conséquent, même si nous nous efforçons d’utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue.

Seules les personnes autorisées peuvent accéder à vos renseignements personnels. Toutes les personnes autorisées doivent respecter les ententes relatives à la sécurité, à la vie privée et à la confidentialité, ainsi que les règles et les lois applicables. Nous pourrions également avoir recours à des fournisseurs de services, y compris des fournisseurs de services hors du Canada, pour nous aider à gérer le programme Vitalité. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à nos fournisseurs de services, nous exigeons d’eux qu’ils protègent les renseignements d’une manière conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels..

Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité du mot de passe de votre compte et de tout accès ou utilisation de nos produits et services obtenus à l’aide de votre mot de passe, avec ou sans votre autorisation. Veuillez nous informer immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre mot de passe ou de votre compte ou de toute autre violation de sécurité.

Vos renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins visées dans le Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels de cette Déclaration de confidentialité, ou selon ce qui est exigé par la loi, après quoi ils seront détruits ou anonymisés. Nous pourrions être incapables de supprimer des renseignements dans la mesure où la loi applicable le permet ou l’exige, en raison de politiques de conservation et de sauvegarde de documents ou de reprise après sinistre, ou si le retrait n’est pas possible pour des raisons technologiques.

Vous reconnaissez qu’en participant au programme Manuvie Vitalité, vos renseignements pourraient être recueillis et stockés hors du Canada, et pourraient être assujettis aux lois du territoire sur lequel vos renseignements sont conservés.

Pour obtenir des informations écrites, ou pour formuler des demandes précises concernant notre utilisation des fournisseurs de service hors du Canada, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’aide des coordonnées ci-dessous.

Utilisation de la technologie sur notre site web

Les renseignements sur vous et sur votre utilisation de notre site Web sont recueillis à l’aide de témoins volatils. Les témoins volatils sont de petits fichiers texte qui sont stockés dans votre ordinateur. Ces fichiers sont utilisés pour faciliter votre navigation sur notre site Web.

Les témoins persistants sont de petits fichiers informatiques qui sont transférés sur le disque dur de votre ordinateur. Ces fichiers stockés sont utilisés pour produire des données qui sont envoyées à un tiers contractuel en vue de l’analyse de l’utilisation du site Web. Les rapports créés en utilisant ces renseignements fourniront à Vitalité une meilleure compréhension de l’utilisation de notre site Web. Les renseignements contenus dans les témoins volatils et les témoins persistants ne sont pas liés à vos renseignements personnels.

Si vous êtes préoccupé par le stockage et l’utilisation des témoins, vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour être informé et donner d’abord votre approbation avant qu’un témoin ne soit envoyé sur votre disque dur. Vous pouvez également supprimer manuellement un témoin de votre disque dur avec votre navigateur Internet ou d’autres programmes. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour refuser tous les témoins. Veuillez cependant noter que certaines parties de notre site peuvent ne pas fonctionner correctement ou ne pas être accessibles si vous refusez d’accepter un témoin ou choisissez de désactiver l’acceptation des témoins.

Pour évaluer l’efficacité de notre site Web, nous pourrions recueillir des renseignements non personnels sur les utilisateurs de notre site Web. Ces renseignements peuvent inclure, entre autres : votre type de navigateur, votre fournisseur de services Internet (FSI), vos noms de domaine, vos pages de renvoi/de sortie, votre système d’exploitation, la date et l’heure, ainsi que les données de votre parcours de navigation et les pages consultées. Nous utilisons ces renseignements, qui n’identifient pas les utilisateurs individuels, pour analyser les tendances, gérer le site, suivre la navigation des utilisateurs sur le site et recueillir des renseignements démographiques sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble. Nous ne lions pas ces données recueillis automatiquement aux renseignements personnels.

Liens

Des liens menant à d’autres sites Web peuvent être présents sur notre site pour vous offrir des renseignements et des services utiles supplémentaires. Les liens qui vous font quitter notre site Web sont clairement identifiés. Vitalité n’est pas responsable des politiques de confidentialité ou des actions de ceux qui contrôlent d’autres sites Web. Nous vous encourageons à rechercher et à examiner les politiques de confidentialité de tout site Web que vous visitez.

Vitalité peut également s’associer à des tiers et fournir des liens vers leur site Web pour vous offrir des renseignements et des services supplémentaires. Vous pouvez voir à la fois les logos Vitalité et ceux des tiers sur ces sites Web. Les utilisateurs de ces sites Web doivent savoir qui recueille des renseignements personnels et quelle déclaration de confidentialité s’applique avant de fournir des renseignements personnels. Vitalité peut ne pas avoir le contrôle sur l’utilisation de vos renseignements par les partenaires tiers.

Retrait du consentement

Votre consentement peut être exprimé par écrit ou verbalement, ou il peut être accordé par voie électronique. Dans certaines circonstances, votre consentement peut également être implicite ou déduit de certaines actions.

À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. Vous pouvez le faire en utilisant les coordonnées indiquées à la fin de cette Déclaration de confidentialité. Un tel retrait pourrait nous empêcher de continuer à vous offrir certains de nos produits et services, y compris la participation au programme Manuvie Vitalité. Nous vous informerons des conséquences d’un tel retrait. Nous pourrions être incapables de supprimer des renseignements dans la mesure où la loi applicable le permet ou l’exige, en raison de politiques de conservation et de sauvegarde de documents ou de reprise après sinistre, ou si le retrait n’est pas possible pour des raisons technologiques.

Courriel

Si vous envoyez des questions ou des commentaires à une adresse courriel de Vitalité ou en utilisant un formulaire sur ce site, nous partagerons votre correspondance avec un associé de Vitalité mieux placé pour répondre à vos questions et préoccupations. Nous conserverons vos communications jusqu’à ce que nous ayons réussi à vous fournir une réponse complète et satisfaisante. À terme, nous éliminerons vos communications ou, dans certains cas, sous réserve des modalités du Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels de la Déclaration de confidentialité ou selon ce qu’exige la loi, nous pourrions la conserver pendant au moins un (1) an. Nous ne conserverons pas votre adresse courriel à des fins secondaires. Tous les renseignements et la correspondance que vous partagez avec nous seront traités dans la plus stricte confidentialité.

Bien que le courriel soit devenu un outil de communication utilisé par de nombreuses parties, le courriel Internet standard n’est malheureusement pas sûr. Pour cette raison, veuillez ne pas utiliser de courriel non sécurisé pour nous communiquer des renseignements que vous jugez confidentiels ou sensibles.

Protection de la vie privée des mineurs

Notre site Web n’est pas destiné à être utilisé par des personnes âgées de moins de 18 ans.

Modifications à la déclaration de confidentialité

Cette Déclaration de confidentialité est en vigueur depuis le 1er juin 2016 et a été mise à jour en juin 2016.

Si nous décidons d’apporter des modifications à nos politiques en matière de protection des renseignements personnels, nous afficherons les modifications dans cette Déclaration de confidentialité, sur la page d’accueil de notre site Web et à d’autres endroits que nous jugeons appropriés, et nous vous indiquerons le moment de l’entrée en vigueur des modifications. Vitalité se réserve le droit de modifier cette Déclaration de confidentialité en tout temps. Veuillez donc la consulter fréquemment.

Correction des renseignements

Nous créerons un dossier à partir duquel vos renseignements seront utilisés pour gérer votre adhésion au programme Manuvie Vitalité. Votre dossier est sécurisé aux États-Unis.

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour faire en sorte que les renseignements personnels que nous recueillons et conservons soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins déterminées. Pour ce faire, nous nous appuierons dans une large mesure sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et nous informer de tout changement, comme un changement à vos coordonnées. Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels conservés dans nos fichiers, de les passer en revue et de demander que tout renseignement inexact soit corrigé, le cas échéant.

Nous joindre

Pour soumettre une demande afin d’accéder ou de mettre à jour vos renseignements personnels ou pour formuler des questions ou des préoccupations au sujet de la collecte, l’utilisation, la divulgation, la modification, la suppression ou l’emplacement de vos renseignements personnels, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Courriel : Lauren.Prorok@vitalitygroup.com
Téléphone : 312 224-7100
Courrier : 200 W. Monroe St, Suite 1900, Chicago, IL 60606